KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI

A. Pengembangan Organisasi

1. Pengertian

Pengembangan organisasi adalah suatu perspektif tentang perubahan sosial yang direncanakan dan yang dibina. Hal ini menyangkut inovasi yang menyiratkan perubahan kualitatif dalam norma, pola perilaku dalam hubungan perorangan dan hubungan kelompok dalam persepsi tujuan maupun metode. Pengembangan organisasi dapat dirumuskan sebagai perencanaan, penataan dan bimbingan dari organisasi baru atau yang disusun kembali; (a) yang mewujudkan perubahan dalam nilai-nilai, teknologi fisik dan atau sosial, (b). Menetapkan, mengembangkan dan melindungi hubungan-hubungan normatif dan pola-pola tindakan yang baru, dan (c). Memperoleh dukungan dan kelengkapan dalam lingkungan tersebut.

Secara ringkas pengembangan organisasi mencakup juga penyusunan kembali struktur organisasi, dan berkaitan dengan keseluruhan faktor yang mempengaruhi tugas dan fungsi seluruh organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi atau mempengaruhi desain organisasi adalah faktor lingkungan eskternal dan internal organisasi.

Dengan demikian struktur organisasi baru dibentuk karena dipengaruhi oleh faktor internal dan external dimana organisasi eksis. Organisasi tidak berada dalam ruang isolasi. Organisasi harus menetapkan dan memelihara suatu jaringan untuk tetap hidup dan berfungsi. Organisasi harus memelihara suatu jaringan hubungan pertukaran dengan sejumlah organisasi lain dimana organisai itu eksis dan melibatkan diri dalam transaksi-transaksi dengan maksud memperoleh dukungan, mengatasi perlawanan, pertukaran sumber daya, penataan lingkungan dan memindahkan sistem norma dan nilai. Yang sangat penting adalah strategi dan taktik/kiat, dimana kepemimpinan menyesuaikan diri atau melakukan adaptasi dalam lingkungan tersebut. Oleh karena itu suatu organisasi akan memiliki lima unsur yang mesti ada, yaitu:

• Kepemimpinan menunjuk pada kelompok orang yang secara aktif berkecimpung dalam merumuskan doktrin dan program dan yang mengarahkan pelaksanaan dan interaksinya dengan lingkungan. Unsur ini merupakan unsur yang paling kritis dalam pengembangan organisasi karena proses perubahan yang dilakukan dengan sengaja itu memerlukan manajamen yang intensif,
• Doktrin sebagai spesifikasi dari nilai-nilai, tujuan, dan metode operasional yang mendasari tindakan. Doktrin dipandang sebagai sederetan kebijakan yang memproyeksikan baik internal organisasi itu sendiri maupun eksternal dari seperangkat citra dan harapan harapan mengenai tujuan organisasi dan gaya-gaya tindakan,
• Program menunjuk kepada tindakan-tindakan tertentu yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi dan jasa yang merupakan keluaran dari organisasi tersebut. Program merupakan terjemahan dari kebijakan kedalam pola tindakan yang nyata dan alokasi energi dan sumber daya lainnya baik internal maupun lingkungan eksternal,
• Sumber daya adalah masukan: keuangan, fisik, manusia, teknologi dan informasi. Pengerahan dan penyediaan sumber daya secara mantap dan dapat diandalkan mempengaruhi tiap segi kegiatan organisasi.
• Struktur intern menunjuk kepada struktur dan proses-proses yang diadakan untuk bekerjanya organisasi dan pemeliharaannya.

2. Perubahan Organisasi

Pengembangan organisasi pada dasarnya merupakan perubahan terencana, dimana dalam perubahan tersebut terdapat fase-fase perubahan yang dimulai dengan:

• Menumbuhkan kebutuhan untuk perubahan pada kelompok sasaran
• Melahirkan hubungan perubahan antara kelompok sasaran dan pelaku perubahan,
• Menganalisis persoalan pada kelompok sasaran yang dilakukan bersama antara pelaku perubahan dan kelompok sasaran,
• Menetapkan tujuan perubahan pada kelompok sasaran,
• Melaksanakan rencana tindakan pada kelompok sasaran,
• Menstabilkan perubahan dan mencegah ketidakberlanjutan,
• Mengakhiri hubungan antara pelaku perubahan dengan harapan kelompok sasaran dapat mengembangkan diri.

Berdasarkan fase perubahan tersebut Kurt Lewin mengemukakan “Model Perubahan Tiga Langkah Lewin” yang intinya menjelaskan bahwa perubahan yang berhasil dalam organisasi mengikuti tiga langkah: (1) Pelelehan status quo adalah upaya perubahan untuk mengatasi tekanan, baik dari keengganan individu atau kelompok sasaran; (2) gerakan bertindak untuk pindah atau transformasi pada keadaan baru; (3) pembekuan ulang yaitu pemantapan intervensi perubahan dengan menyeimbangkan kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat/penahan3. Banyak model perubahan organisasi yang mengarah kepada pengembangan organisasi seperti banyak dicuplik LAN dalam buku Teknik Penyusunan Organisasi Berbasis Kinerja. Berdasarkan model-model perubahan tersebut maka dalam melakukan perubahan organisasi untuk mengembangkan organisasi diperlukan persiapan. Tahap-tahap persiapan dalam perubahan organisasi, seperti dicantumkan dalam tabel berikut :

Tabel  1 Tahap Persiapan Perubahan Organisasi

Dalam mendesain organisasi dengan pendekatan struktural dilakukan dengan,

• Prinsip-prinsip pengorganisasian;
• Fungsi-fungsi organisasi;
• Dimensi-dimensi dalam organisasi;
• Langkah-langkah penyusunan struktur organisasi.

Mengembangkan suatu organisasi yang kuat memerlukan banyak waktu. Keberhasilannya, bagaimanapun, tergantung pada perubahan perubahan dalam pola perilaku banyak kelompok dan individu dalam organisasi tadi. Diterimanya sikap baru dan ketrampilan oleh anggota tim manajemen (kepala dinas instansi dan subordinasinya) yang terkena perubahan organisasi merupakan kunci inti persoalan. Beberapa aspek perlunya melaksanakan perubahan organisasi ialah:

• Mengaku adanya kekurangan dalam organisasi,
• Ada keputusan untuk mengambil tindakan perbaikan,
• Membuat suatu kajian mendalam dan suatu analisis cermat dari seluruh keadaan organisasi,
• Mengembangkan perubahan organisasi yang diusulkan; menjamin pengertian dengan partisipasi semua anggota organisasi,Ada kepastian persetujuan, saran, yang diperlukan rencana pengembangan yang diusulkan,
• Sosialisasi Pengembangan Organisasi yang baru,
• Merinci penugasan yang diubah dari fungsi, pertanggungjawaban, kewenangan, dan akuntabilitas baru,
• Penyusunan kembali pelbagai prosedur kegiatan, hubungan, dan perangsang sesuai dengan perubahan,
• Perubahan dan/atau persiapan petunjuk dan buku pedoman, dan diklat bagi pejabat/pegawai-pegawai inti sesuai dengan rencana baru dan upaya lanjutan efektif untuk menjamin perubahan yang tepat dalam pola-perilaku,
• Menyebar-luaskan pengembangan organisasi dan mengambil tindakan perbaikan di mana saja diperlukan,
• Menyesuaikan dan merubah rencana menurut pengalaman,
• Menetapkan pengendalian manajemen yang efektif; menetapkan kriteria untuk mengukur kinerja para pejabat; menelaah prestasi berkala dimana diperlukan, dan menyusun laporan ringkas kinerja masing-masing jabatan/pekerjaan.

Kinerja yang berhasil tidak saja merupakan akibat dari teratur rapinya rencana itu, tetapi akhirnya juga akibat dari kemampuan pucuk pimpinan instansi dan bawahan untuk merubah perilaku manajemen mereka sesuai dengan sasaran-sasaran akhir atau tujuan yang harus dicapai dengan pengembangan organisasi yang dirombak itu. Tetapi, orang, termasuk orang dewasa dapat dan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan, jika diciptakan suasana atau lingkungan kerja bagi mereka untuk berbuat demikian. Inilah pokok soal dari masalah menjalankan pengembangan dan perubahan suatu organisasi besar seperti halnya organisasi perangkat daerah.

3. Indikator Keberhasilan Perubahan

Suatu program perubahan dapat dikatakan berhasil apabila dapat ditunjukkan hal-hal berikut:

• Peningkatan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi meliputi produktivitas yang semakin tinggi, semangat kerja yang makin besar, penentuan sasaran yang makin tepat, perencanaan yang makin handal, pemilihan dan penggunaan tipe dan struktur organisasi yang sesuai, tujuan yang makin jelas, rasa tanggung jawab yang makin besar dan pemanfaatan sumber dana, daya dan tenaga yang semakin tinggi. Tegasnya peningkatan kemampuan organisasi, terjadi peningkatan kinerja organisasi.
• Manajemen yang lebih baik pada seluruh jajaran organisasi yang antara lain terwujud dalam penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan yang situasional, dengan gaya kepemimpinan yang demokratis.
• Terwujudnya komitmen dan keterlibatan seluruh anggota organisasi dalam meraih keberhasilan organisasi sebagai keseluruhan, bukan hanya keberhasilan masing-masing komponen organisasi yang bergerak sendirisendiri.
• Tumbuh dan berkembangnya semangat kerjasama dalam dan antar kelompok kerja yang didasarkan pada prinsip “simbiosis mutualistis.”
• Peningkatan kemampuan para anggota organisasi untuk mengenali berbagai faktor yang merupakan kekuatan organisasi dan mampu memanfaatkannya sebagai modal penting dalam meraih kemajuan dan sekaligus mampu dan bersedia mengakui bahwa organisasi memiliki berbagai kelemahan yang dapat menjadi penghambat ke arah kemajuan dan kesediaan untuk mengatasinya dan bahkan apabila mungkin menghilangkannya.
• Peningkatan kemampuan berkomunikasi secara efektif baik vertikal ke bawah dan ke atas, horizontal dan diagonal ke atas dan ke bawah dalam rangka penyampaian informasi, saran, kebijakan dan keputusan yang akan menghasilkan peningkatan kapabilitas organisasi untuk memecahkan masalah dan penyelesaian konflik secara fungsional.
• Penumbukan dan pengembangan serta pemeliharaan iklim kerja  yang mendorong tumbuhnya kreativitas dan keterbukaan, memberikan kesempatan kepada para anggota organisasi untuk tumbuh dan berkembang dan dimana perilaku yang positif dan sehat dihargai dan perilaku yang negatif diperbaiki melalui, pengenaan sanksi disiplin berdasarkan kriteria yang rasional dan objektif.
• Berkurangnya perilaku yang bersifat disfungsional seperti penurunan produktivitas, ketidakperdulian pada pemborosan, rendahnya kesadaran tentang pentingnya waktu, tingkat kemangkiran yang tinggi dan sikap negatif terhadap organisasi.
• Pertumbuhan kesadaran yang semakin besar tentang pentingnya kapabilitas organisasi untuk terus-menerus beradaptasi dengan lingkungan yang terus berubah dan mampu memperbesar daya saingnya.
• Kemampuan Organisasi menarik dan mempertahankan tenaga-tenaga yang loyal, produktif, terampil, proaktif untuk terus berkarya dalam organisasi yang bersangkutan.

B. Faktor Penghambat Perubahan Organisasi

Meskipun perubahan organisasi memiliki tujuan yang baik, namun dalam pelaksanaannya dapat ditemui berbagai hambatan. Hambatan tersebut ada pada tingkat organisasional, fungsional dan individual.

1. Organizational Obstacles (Hambatan Organisasi). Struktur dan budaya organisasi dapat menjadi hambatan untuk berubah. Ketika organisasi menyusun struktur organisasinya, tersusunlah pola hubungan tugas yang stabil yang berpengaruh terhadap hubungan antar pegawainya. Seiring dengan berjalannya waktu, ketika terjadi perpindahan pegawai, hubungan tugas tetap tidak berubah. Itulah sebabnya struktur organisasi menjadi resistan terhadap perubahan. Itu pula yang menyebabkan merubah struktur oganisasi tidaklah mudah. Norma-norma dan nilai-nilai dalam budaya organisasi juga resisten untuk berubah. Ketika rasa memiliki begitu kuatnya, maka baik para pimpinan ataupun para pegawainya akan berupaya untuk mencegah setiap perubahan yang akan mengancam posisi mereka dalam organisasi. Adanya koalisi para pimpinan juga dapat menjadi penghalang untuk berubah. Koalisi yang berbeda akan melihat perubahan dengan kacamata yang berbeda pula. Hal tersebut dikarenakan perbedaan kepentingan, atau ketidaksetujuan mereka terhadap perubahan yang akan dilakukan.
2. Functional Obstacles (Hambatan Fungsional). Struktur dan budaya organisasi pada tingkatan fungsional juga dapat menjadi penghalang untuk berubah. Seperti halnya pada tingkatan manajerial, manajer fungsional juga akan berupaya melobi sesuai kepentingan mereka sendiri dan mencoba untuk mempengaruhi proses perubahan sehingga perubahan yang terjadi dapat menguntungkan mereka. Tingkat ketergantungan tugas antar fungsi-fungsi yang ada juga mengakibatkan sulit mencapai perubahan, karena perubahan pada satu fungsi akan mempengaruhi seluruh fungsi yang lain. Semakin tinggi ketergantungan antar fungsi akan semakin sulit untuk mencapai perubahan
3. Individual Obstacles (Hambatan Individual). Adanya prasangka buruk terhadap perubahan dapat mempengaruhi persepsi individu para manajer terhadap suatu situasi dan dapat menyebabkan mereka menginterpretasikan perubahan sesuai dengan keinginan mereka untuk mendapatkan keuntungan sendiri. Alasan lain mengapa pegawai resisten terhadap perubahan adalah adanya stress dan ketidaknyamanan dalam bekerja, baik untuk para manager maupun pegawai. Pegawai mengembangkan kebiasaan-kebiasaan rutin yang dapat mempermudah mereka untuk mengendalikan situasi dan membuat keputusan-keputusan yang sudah terprogram. Ketika rutinitas terganggu maka para pegawai mengalami stress. Untuk mengurangi rasa stress mereka cenderung untuk kembali pada kebiasaan-kebiasaan lama mereka.

Keengganan individual dalam melakukan perubahan organisasi dapat terjadi ketika suatu perubahan mengharuskan keluar dari system yang biasa dilakukan (permanent system), apalagi bila perubahan tersebut bertentangan atau mengganggu “kepentingan” individu. Keengganan individual dalam menerima perubahan juga dapat terjadi karena adanya kekuatan kelompok informal dalam organisasi. Ketika seorang pegawai bersedia untuk melakukan perubahan baik sifat maupun pekerjaannya, tetapi karena dipengaruhi oleh serikat pekerja yang memaksanya untuk tidak mau melakukan perubahan tersebut, maka terjadi penolakan terhadap perubahan atau juga sering disebut dengan mental blok.

Sedangkan organisasi pada dasarnya memiliki budaya yang tertanam untuk menghasilkan kemantapan/kemapanan. Pada suatu organisasi, pekerjaan telah didesain sedemikian rupa untuk dilaksanakan, para pegawai telah dibekali pelatihan dan ketrampilan, job description yang jelas dan prosedur yang sudah tertanam pada semua anggota organisasi. Ketika terjadi perubahan pada organisasi hal-hal yang telah tertanam secara strukural ini kerapkali menjadi kendala dalam perubahan. Artinya apabila suatu perubahan terjadi pada salah satu sub sistem dan mengakibatkan perubahan pada sub sistem yang lainnya secara keseluruhan, maka kemungkinan besar perubahan akan ditolak.