//
you're reading...
Manajemen

Perencanaan

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai suatu proses perumusan di awal tentang berbagai tindakan yang akan dilakukan di kemudian hari guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan rencana adalah setiap rincian dari perumusan di muka untuk mencapai tujuan tertentu, maka rencana merupakan perincian dan perencanaan. Penetapan di awal tentang apa yang akan dilakukan dikemudian hari merupakan tugas pimpinan di dalam mengantisipasi perubahan lingkungan yang akan berpengaruh terhadap kinerja suatu organisasi. Tanpa adanya perencanaan berarti semua orang yang ada di dalam organisasi berarti bekerja secara acak dan kurang terarah serta tidak mempunyai standar yang jelas. Proses awal perencanaan dimulai dari penetapan tujuan kemudian merinci berbagai cara, teknik dan prosedur guna mencapai tujaun tersebut. suatu perencanaan dikatakan efektif jika tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai sepenuhnya dan semakin jauh pencapaian tujuan dari yang direncanakan berarti perencanaan tidak efektif. Jika tujuan yang telah dirumuskan dan telah dibuat perencanaannya ternyata tidak dapt dicapai maka berarti telah terjadi berbagai kemungkinan, diantaranya :

  • Tujuan yang hendak dicapai tidak direalistis
  • Tujuan yang dicapai realistis akan tetapi perencanaan yang disusun tidak sejalan dengan tujuan
  • Tujuan yang hendak dicapai tidak realistis sedangkan operasionalisasi perencanaannya adalah sah

Pada dasarnya unsur perencanaan terdiri dari :

  • Tujuan. Tujuan merupakan bagian terpadu dari setiap perencanaan sebab tujuan secara spesifik menyatakan kondisi yang diharapkan terjadi dimasa yang akan datang. Misalkan suatu program diharapkan akan mencapai tingkat keberhasilannya 75% per siklus kegiatan, maka perumusan tujuan ini akan diuraikan secara detail didalam halaman yang akan datang.
  • Tindakan. Setiap tindakan atau upaya untuk mencapai tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Misal suatu organisasi perlu mengambil serangkaian tindakan guna mengarah kepada pencapaian tingkat keberhasilan program 75% pe rsiklus kegiatan diatas.
  • Sumber Daya. Segala sesuatu yang mempunyai potensi nilai kepada suatu pemberdayaan yang tepat yang dapat dilakukan sebagai pembatas serangkaian tindakan. Misalkan total cost yang dikeluarkan dalam satu siklus kegiatan tidak boleh melebihi Rp. Q per siklus kegiatan. Dalam tindakan maka berbagai bahan dan alat yang dioperasionalkan tidak boleh melebihi Rp. Q
  • Implementasi. Melaksanakan tindakan yang sesuai dengan petunjuk perencanaan.
  • Evaluasi. Karena perencanaan berkaitan dengan waktu yang akan datang maka setelah adanya implementasi maka implementasi tersebut kemudian dievaluasi untuk melihat seberapa jauh suatu perencanaan telah berjalan efektif dan efisien. Dari evaluasi ini akan diketahui berbagai penyebab kegagalan dan berbagai alasan keberhasilan dari suatu perencanaan.

Perencanan dapat dilakukan di setiap tingkat organisasi dan setiap fungsi serta unit yang ada didalam organisasi. Organisasi secara keseluruhan mempunyai tujuan  dan setiap fungsi dari organisasi juga mempunyai tujuan fungsi di mana setiap tujuan fungsi harus merupakan perincian dari perencanaan organisasi secara keseluruhan. Setiap unit-unit organisasi mempunyai tugas pokok dan fungsi yang bekerja seoptimal mungkin dalam rangka menunjang tujaun organisasi secara keseluruhan. Perembesan perencanaan merupakan bukti yang sangat luas dan kuat akan arti pentingnya perencanaan bagi manajemen. Perencanaan merupakan panglima tertinggi dari suatu kinerja organisasi. Tanpa adanya perencanaan maka akan sangat sulit bagi setiap yang ada di dalam organiasai untuk bekerja secara efektif dan efisien. Berikut diuraiakan arti sebuah perencanaan :

Koordinasi.

Manajemen ada dikarenakan adanya pekerjaan individu dan kelompok di dalam organisasi yang harus dikoordinasikan, sedangkan perencanaan merupakan salah satu teknik yang terpenting untuk menjalankan upaya yang dikoordinasikan tersebut. rencana yang efektif menetapkan tujuan baik untuk organisasi yang lebih kecil. Melalaui pekerjaan ke arah tujuan yang telah direncanakan, perilaku setiap bagian yang ada di dalam organisasi akan memberikan kontribusi yang sejalan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Didalam hal ini , tujuan organisasi harus lebih diutamakan dibandingkan tujuan pribadi atau kelompok (bagian-bagian) dan tujuan organisasi. Umumnya jika tujuan organisasi yang didahulukan maka tujuan individu dan kelompok akan terangkat pula, akan tetapi jika tujuan individu yang didahulukan maka belum tentu tujuan organiasi juga ikut tercapai. Karena individu dan kelompok senantiasa ada di dalam organisasi tipe apapun, maka tidaklah mengherankan jika didalam organisai terjadi konflik. Konflik merupakan bagian tak terpisahkan keberadaannya di dalam organisasi

Persiapan Karena Aadanya Perubahan.

Rencana tindakan yang efektif dan efisien akan selalu memberikan ruang gerak bagi setiap perubahan. Semakin lama waktu antara penyelesaian rencana dengan pencapaian tujuan maka akan semakin besar kebutuhan untuk memasukkan berbagai kemungkinan. Sungguhpun manajemen telah mempertimbangkan dampak dari setiap perubahan, akan tetapi lebih baik jika manajemen mempersiapkan berbagai ruang perubahan. Manajemen sebaiknya menyadari bahwa berbagai perubahan  lingkungan seringkali terjadi tanpa dapat diprediksikan. Jika persiapan mengantisipasi perubahan tidak dilakukan maka tidak menutup kemungkinan kinerja organisasi akan menjadi kaku dan kurang fleksibel. Fleksibilitas kinerja sangat diperlukan agar semua pihak yang terkait cepat menyesuaikan diri dengan setiap perubahan. Perubahan jangan sekedar menjadi tontonan belaka akan tetapi setiap terjadi perubahan maka diupayakan jauh sebelumnya telah diperhitungkan dengan masak. Umumnya kesiapan menyongsong perubahan akan membuat semua pengawal mempunyai mental yang waspada sehingga jika terjadi perubahan tidak akan menimbulkan berbagai kejutan atau gejolak yang merugikan organisasi.

Pengembangan Standar Kinerja.

Rencana menetapkan perilaku yang diharapkan dan dalam pengertian menajemen maka perilaku yang diharapkan merupakan standar kinerja. Semua rencana akan diimplementasikan diseluruh unit organisai dan oleh karena itu, tujuan dan serangkaian tindakan yang dipikul oleh setiap individu dan kelompok merupakan dasar bagi setiap standar. Standar dapat digunakan untuk menaksir kinerja sesungguhnya. Dalam beberapa kasus, tujuan menyediakan standar, sedangkan kinerja manajemen dapat dinilai melalui standar. Melalui perencanaan maka manajemen dapat dipijakkan rasional di dalam menetapkan standar kinerja. Tanpa perencanaan maka standar kinerja mungkin akan menjadi tidak rasional dan subjektif dan dapat pula terkesan mengada-ada.

Pengembangan Manajemen.

Proses penyusunan rencana memerlukan aktivitas intelektual yang tinggi. Setiap penyusun rencana harus dapat menabstrakasikan berbagai keadaan  dimasa yang akan datang serta memikirkan berbagai aneka dan kualitas informasi yang diperlukan. Perencana harus berpikir sistematis mengenai keadaan dan situasi sekarang dan yang akan datang. Sifat perencanaan harus proaktif dan reaktif terhadap berbagai hal yang akan terjadi. Seorang perencana tidak hanya memikirkan situasi dan keadaan yang akan datang tetapi juga harus memikirkan tentang efektivitas dan efisisensi dari setiap rencana.

Adanya Keberhati-hatian.

Didalam menyusun rencana maka setiap pihak yang terlibat di dalam penyusunan rencana harus bersikap hati-hati sebab perencanaan merupakan standar kinerja yang akan datang. Pegawai yang telah bertindak sesuai dengan rencana berarti tindakannya telah benar dan seandainya rencana yang disusun salah maka kesalahan yang dilakukan oleh pegawai tidak dapat ditimpakan kepada pegawai yang bersangkutan. Perilaku pegawai yang terus menerus di dalam organisasi akan menciptakan budaya organisasi. Jika budaya organisasi jelek, maka kinerja organisasi juga kaan jelek dan demikian pula sebaliknya. Keberhati-hatian selalu mengacu kepada dasar pijakan yang jelas sehingga di dalam penyusunan rencana maka data yang diperoleh disamping akurat juga harus valid. Orang ayng berhadit-hati senantiasa berbicara dan bertindak atas dasar data yang akurat dan valid tidak asal main bicara atau main tebak

Adanya Keterpaduan.

Dengan adanya perencanaan maka semua tindakan yang akan dilakukan telah disusun secara terpadu dan sistematis. Berbagai dampak yang akan berpengaruh terhadap bagian lain telah dipertimbangkan secara kritis jauh sebelum tindakan tersebut dilakukan. Keterpaduan sangat penting agar semua pihak yang terlibat tidak bertindak sendiri-sendiri atau bertindak secara acak sehingga sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi

Proses perencanaan melibatkan re-evaluasi, analisis dan penyesuaian berkelanjutan terahdap aktivitas organisasi kearah pencapaian tujuan atau ke arah tujuan yang dikehendaki. Para ahli sepakat bahwa perencanaan yang berhasil harus didasarkan atas penelitian dengan melihat kedalam organisasi melibatkan kajian ulang harta organisasi yang didalamnya termasuk sumber daya manusia, fasilitas, peralatan, lokasi, dan sebagainya. Melihat ke sekeliling organisasi artinya berorientasi keterkaitan (hubungan) dan memusatkan keadaan berbagai faktor seperti hubungan organisasi dengan organisasi sejenis, organisasi lain dan masyarakat luas. Melihat kemasa akan datang artinya memadukan berbagai faktor di atas tersebut dengan meramalkan berbagai faktor tersebut dengan keadaan dimasa akan datang. Pada umumnya perencanaan dibedakan :

Perencanaan Menurut Waktu. Perencanaan menurut waktu dibedakan kedalam perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek adalah perencanaan yang pelaksanaannya paling lama satu tahun. Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang waktu pelaksanaannya adalah lebih dari satu tahun akan tetapi kurang dari lima tahun. Sedangakan perencanaan jangka panjang adalah perencanaan yang jangka waktu pelaksanaannya adalah lebih dari lima tahun.

Perencanaan Menurut Fungsi.

Perencanaan menurut fungsi adalah perencanaan yang dikelompokkan menurut bagian (unsur-unsur) penting dan utama yang ada di dalam organisasi. Di dalam organisasi masing-masing fungsi membuat perencanaan sesuatu dengan bidang tugasnya sendiri. Oleh karena itu para pimpinan harus mengetahui masing-masing fungsi yang ada dalam lingkup organisasi yang dipimpinnya. Setiap fungsi mempunyai karakteristik yang khas yang berbeda dengan fungsi lainnya akan tetapi mempunyai keterkaitan yang erat. Gagalnya suatu fungsi akan mempengaruhi fungsi lainnya, dikarenakan antar fungsi yang satu dengan fungsi lainnya mempunyai mata rantai yang kuat.

Perencanaan Menurut Pusat Pertanggungjawaban.

Didalam sebuah organisasi pusat pertanggungjawaban meliputi bagian yang bertanggungjawab terhadap kegiatan fungsional organisasi, bagian ini merupakan pengembangan konsep dari tingkat keberhasilan suatu kegiatan. Dalam kaitannya dengan pusat pertanggungjawaban maka masing-masing bidang bertanggungjawab terhadap terhadap tugas pokok dan fungsinya

Perencanaan Menurut Penggunaan.

Dari segi penggunaan perencanaan dibeadakan kedalam perencanaan satu langkah yaitu perencanaan yang implementasinya hanya dikerjakan satu periode implementasi dan perencanaan berkelanjutan yaitu perencanaan yang pelaksanaannya akan berkelanjutan (diulang) pada periode berikutnya.

Perencanaan Dalam Kaintannya dengan Strategi.

Dalam kaitannya dengan strategi, perencanaan dibedakan kedalam perencanaan strategis dan perencanaan taktis. Perencanaan strategis berkaitan dengan perencanaan yang bermuatan luas dan meyeluruh serta bersifat jangka panjang sejalan dengan tujuan dan misi organisasi sedangkan perencanaan taktis adalah perencanaan yang memusatkan kepada tindakan atau aktivitas sehari-hari. Perencanaan taktis ini seringkali disebut dengan perencanaan operasional.

Dalam menyusun rencana dilakukan oleh suatu kelompok orang yang melibatkan banyak pihak yang terkait dengan berkepentingan atas oraganisasi yang dilakukan secara :

  • Terpusat. Suatu perencanaan dilakukan secara sentralisasi manakala perncanaan tersebut ditangani oleh manajemen puncak dan divisi setingkat lebih rendah dari manajemen puncak.
  • Terdesentralisir. Di dalam perencanaan yang terdesentralisasi maka perencanaan dilakukan oleh setiap divisi atau setiap fungsi manajemen dimana bahan-bahan yang dikumpulkan untuk menyusun rencana ini diambil dari bagian masing-masing fungsi dan kemudian rencana ini diteruskan kepada manajemen puncak untuk mendapatkan otorisasi,
  • Campuran. Penyusunan terjadi manakala antara manajemen puncak dan pelaksana operasional berkumpul membahas secara bersama-sama
  • Tim. Jika penyusunan rencana diserahkan kepada sekelompok orang yang diberi tugas khusus untuk menyusun rencana maka penyusunan demikian dinamakan penyusunan secara tim. Tim penyusun rencana ini mengumpulkan berbagai fungsi informasi baik dari manajemen puncak maupun dari manajer fungsi.

Perencanaan disamping sebagai suatu proses analisis juga sebagai proses pengambilan keputusan awal yang setelah dioperasionalkan kemudian ditindaklanjuti oleh pengawasan. Oleh karena itu maka pengawasan dapat didefiniskan sebagai proses penjaminan bahwa suatu tidakan telah sesuai dengan rencana yang telah digariskan. Pengawasan tidak akan dilakukan jika rencana belum ada. Kinerja suatu organisasi yang sehat akan senantiasa diapit antara rencana dan pengawasan. Tanpa adanya rencana maka kinerja organisasi tidak akan terarah dan tanpa adanya pengawasan maka rencana yang telah disusun akan tidak ada artinya. Sedangkan anggaran merupakan ukuran nilai dari suatu tindakan yang direncanakan atau yang dioperasionalkan. Tanpa adanya anggaran maka bobot setiap aktivitas yang direncanakan tidak akan diketahuai. Melalui anggaran maka setiap kinerja telah ditentukan dan dibatasi lingkupnya melalui besarnya dana yang sesuai jumlahnya.

 Manfaat Rencana

  • Mempunyai standar dan arah yang jelas yang hendak dicapai yang akan mengarahkan anggota anggota kepada suatu tujuan yang telah ditetapkan
  • Menghilangkan ketidakpastian sebab dengan adanya rencana maka semua orang yang akan di dalam organisasi akan sangat mengetahui dan menyadari tentang hak dan kewajiban yang harus dilakukan
  • Rencana dapat menghasilkan kerja yang produktif, efektif dan efisien sehingga pengeluaran beban organisasi menjadi lebih ekonomis
  • Rencana dapat dijadikan standar pengukuran yang dibakukan oleh pihak yang berwenang atas organisasi. Dengan adanya rencana maka akan diketahui derajad penyimpanan ataupun derajad keberhasilan
  • Rencana yang telah disusun dapat dijadikan pijakan dasar bagi penyusunan rencana periode berikutnya
  • Rencana umumnya menselaraskan kinerja organisasi dengan tuntutan lingkungan eksternal dan internal organisasi
  • Rencana organisasi merupakan dasar bagi pelaksanaan pengendalian dan pengawasan organisasi. Karena dengan adanya rencana akan diketahui derajad penyimpangan dan derajad organisasi maka jika terjadi penyimpangan akan semakin mudah membetulkan atau mengkoreksi tindakan yang salah
  • Rencana membatasi ruang lingkup dan medan tugas yang akan dikerjakan
  • Rencana menyadarkan semua pihak yang ada di dalam organisasi untuk mengenal kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang ada di dalam organisasi
  • Rancana akan memperkecil beban kerja yang berlebihan sebab dengan adanya rencana maka semua beban kerja telah disusun secara rasonal dan sistematik
  • Rencana akan dapat memadukan semua bagian yang ada di dalam organisasi sehingga kinerja semua bagian yang ada di dalam organisasi dapat berjalan secara harmonis
  • Rencana dapat melokalisisr berbagai persoalan yang mungkin terjadi ketika pelaksanaan tugas berlangsung
  • Rencana dapat menciptakan koneksi diri bagi setiap bagian sehingga masing-masing bagian organisasi akan menyadari seberapa jauh kontribusi yang diberikan kepada organisasi.

 

Iklan

About aliwear

Tenaga Edukatif Politeknik Perikanan Negeri Tual

Diskusi

Belum ada komentar.

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: