//
you're reading...
Sosial Politik

LANGKAH-LANGKAH EVALUASI KINERJA ORGANISASI

Setelah diketahui indikator dan ditetapkan metode untuk melakukan evaluasi kinerja organisasi, selanjutnya perlu disusun langkah-langkah pelaksanaannya. Langkah-langkah ini dapat dilakukan melalui self asessment atau dengan bantuan pihak lain sebagai berikut :

A. Identifikasi Bagian dari Organisasi yang akan Dinilai

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan keseluruhan bagian yang ingin dinilai tercakup dalam penilaian yang akan dilakukan serta data dan informasi dapat terkumpul dari bagian tersebut. Hal ini juga untuk memastikan bahwa dalam penilihan pimpinan dan anggota tim self asessment mencerminkan representasi dari bagian tersebut.

Prosesnya dilakukan dengan menentukan bagian mana yang akan dinilai dan mana yang tidak akan dinilai. Untuk penilaian dalam lingkup Dinas atau Lembaga Teknis (Badan, Kantor, UP) organisasi pemerintah daerah, maka Gambar struktur organisasi perangkat daerah akan sangat membantu dalam proses ini. Namun apabila hanya dalam lingkup bagian, seksi atau bidang dalam Dinas/Lembaga Teknis maka gambar struktur Dinas/Lembaga Teknis dimaksud sudah cukup membantu.

B. Memilih ketua-ketua tim

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menentukan orang-orang yang akan terlibat dalam penyusunan profil organisasi. Prosesnya dilakukan dengan memilih orangorang yang mempunyai kemampuan memimpin dan fasilitasi serta mempunyai pengetahuan yang luas mengenai organisasi. Hal ini dilakukan apabila penilaian kinerja dilakukan melalui self assessment, namun bila dilakukan melalui pihak lain (pihak ketiga) maka pemilihan tim pelaksana sepenuhnya menjadi tanggung jawab pihak ketiga.

Sebagai contoh, pemilihan ketua tim dapat ditunjuk 7 (tujuh) orang sebagai pimpinan kelompok, satu untuk setiap indikator dan selanjutnya orang-orang ini disebut sebagai para ketua tim.  Indikator-indikator tersebut adalah

  1. Struktur organisasi,
  2. Visi dan misi,
  3. Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut (focus on the results and creating value),
  4. Hasil-hasil yang berorientasi pada pengguna jasa / masyarakat (customerdriven-excellence),
  5. Fleksibel,
  6. Pemberdayaan pegawai serta
  7. Selalu berkompetisi meningkatkan kinerja/pemupukan semangat berusaha.

C. Menentukan Format dan Lingkup Penilaian

1. Format Kuantitatif

Penilaian kinerja organisasi dengan format kuantitatif dilakukan dengan menyusun pernyataan-pernyataan yang terkait dengan indikator-indikator di atas. Pernyataan yang dibuat dibawah ini dapat didisain sesuai dengan kegiatan yang akan diukur. Pernyataan yang dibuat setidaknya dapat mempresentasikan kinerja organisasi dengan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan pada bab-bab terdahulu. Selanjutnya pernyataan-pernyataan tersebut dimintakan tanggapannya kepada narasumber/responden yang dipilih. Tanggapan/komentar tersebut dapat dikelompokkan dalam kategori seperti : (a) Sangat Setuju/SS, (b) Setuju/S, (c) Ragu-ragu/R, (d) Tidak Setuju/TS, dan (e) Sangat Tidak Setuju/STS. Contoh pernyataan kinerja yang diukur untuk masing-masing indicator adalah sebagai berikut :

Organisasi Berkinerja Tinggi (Strategi Struktural)

  1. Struktur organisasi yang dibentuk sudah mampu mendukung terbentuknya organisasi berkinerja tinggi
  2. Disain organisasi yang dibentuk sudah sesuai dengan fungsi dan kewenangan organisasi, dan seterusnya.

Organisasi Berkinerja Tinggi (Strategi Budaya) (Visi dan Misi)

  1. Kami mengetahui visi, misi dan tujuan organisasi kami
  2. Pimpinan menggunakan nilai-nilai organisasi dalam membimbing kami
  3. Pimpinan menciptakan suatu lingkungan kerja yang kondusif bagi pekerjaan kami
  4. Pimpinan membagi informasi (kepada kami) mengenai organisasi
  5. Pimpinan mendorong pembelajaran yang membantu kami dalam karier
  6. Pimpinan memberitahu kami apa yang ia anggap paling penting
  7. Dan seterusnya.

Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut (Focus on result and creating value)

  1. Dalam menyusun perencanaan masa depan, organisasi meminta masukan dari kami.
  2. Kami tahu bagaimana mengenali progress yang ada pada bagian kami, sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.
  3. Organisasi memiliki standard dan etika yang tinggi.
  4. Organisasi senantiasa melakukan evaluasi/pengukuran kinerja,
  5. Dan seterusnya.

Selalu berkomunikasi dengan stakeholders/pihak yang terkait dengan kinerja organisasi (customer-driven excellence)

  1. Kami mengetahui siapa yang harus kami layani.
  2. Kami menjaga hubungan baik dengan pihak yang kami layani.
  3. Kami mempunyai mekanisme bagi pihak yang kami layani untuk menyampaikan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dari kami.
  4. Kami menanyakan apakah pihak yang kami layani puas atau tidak puas dengan pelayanan yang kami berikan
  5. Kami diijinkan untuk membuat keputusan dalam rangka menyelesaikan masalah dengan pihak yang kami layani.
  6. Masyarakat puas dengan pelayanan/pekerjaan kami.
  7. Dan seterusnya.

Fleksibel

  1. Kami diperbolehkan membuat perubahan yang akan meningkatkan hasil pekerjaan kami.
  2. Kami saling bekerjasama dan bekerja sebagai satu tim.
  3. Kami memahami pekerjaan kami.
  4. Kami memiliki lingkungan kerja yang aman.
  5. Organisasi menaruh perhatian pada kami dalam hal pengembangan pegawai.
  6. Kami diberi kesempatan untuk belajar.
  7. Dan seterusnya.

Pemberdayaan Pegawai

  1. Setiap pegawai mempunyai uraian tugas yang jelas
  2. Kami mempunyai prosedur kerja yang jelas dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
  3. Dalam berhubungan dengan orang atau bagian lain dalam organisasi, kami mempunyai tata kerja yang jelas.
  4. Dalam menyusun uraian tugas, prosedur kerja dan tata kerja kami memperhatikan perkembangan lingkungan strategis.
  5. Dan seterusnya.

Selalu berkompetisi meningkatkan kinerja/pemupukan semangat berusaha

  1. Hasil pekerjaan kami telah memenuhi seluruh persyaratan yang ada dan memuaskan kami.
  2. Organisasi mengatasi segala sesuatu yang menghalangi pencapaian tujuan.
  3. Organisasi mengutamakan hasil
  4. Organisasi membantu memberdayakan masyarakat sekitar.
  5. Dan seterusnya

Untuk mengetahui tingkat kinerja organisasi, scoring dilakukuan dengan cara sebagai berikut:

  • Dilakukan pemberian skor terhadap setiap jawaban, dimana untuk jawaban Sangat Tidak Setuju (STS) diberikan nilai 1 berurutan hingga jawaban Sangat Setuju (SS) diberikan nilai 5
  • Dilakukan penjumlahan keseluruhan skor yang diperoleh sehingga didapat nilai perolehan
  • Dilakukan pengklasifikasian sebagai berikut. : (1) Nilai tertinggi yang bisa dicapai : 5 x 35 (Jumlah Pernyataan) = 175 dan nilai rendah yang dicapai :1 x 35 = 35; (2) Rentang nilai tertinggi dan terendah : 175 – 35 = 140 sehingga interval rentangan tersebut untuk 3 kategori adalah 140 : 3 = 46 (pembulatan 0 angka di belakang koma) dengan demikian nilai : (i) 35 – 81 termasuk rendah (ii)  82 – 128 termasuk sedang (iii) 129 – 175 termasuk tinggi
  • Untuk menentukan tingkat kinerja organisasi hasil nilai perolehan dibandingkan pengklasifikasian tersebut di atas.
  • Sebagai contoh jika nilai perolehan adalah 135 maka hasilnya termasuk tinggi.

2. Format Kualitatif

Format yang kedua didisain agar setiap pernyataan-pernyataan mendapat tanggapan dari setiap organisasi pemerintah. Dalam memberikan tanggapan secara tertulis ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah pertanyaan-pertanyaan dibuat mengarah pada indikator/karateristik organisasi berkinerja tinggi seperti : visi dan misi, focus on result and creating value, costumerdriven-excelence, fleksible, pemberdayaan pegawai serta selalu berkompetisi meningkatkan kinerja/pemupukan semangat berusaha. Contoh pertanyaan-pertanyaannya adalah sebagai berikut :

Visi dan Misi

  1. Bagaimana strategi pimpinan organisasi dalam mengembangkan visi, misi dan nilai organisasi ?
  2. Bagaimana peran pimpinan dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif ?
  3. Bagaimana pimpinan mendorong tercapainya pembelajaran pada lingkungan kerja ?
  4. Bagaimana respon pegawai terhadap visi dan misi organisasi ?
  5. Bagaimana upaya pegawai dalam mewujudkan visi dan misi ?

Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut (Focus on the results and creating value)

  1. Bagaimana proses penyusunan rencana stratejik pada organisasi anda dan keterlibatan pegawai dalam mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang ?
  2. Bagaimana standar kinerja organisasi yang digunakan saat ini ?
  3. Bagaimana cara mengukur kinerja organisasi ?
  4. Bagaimana cara organisasi melayani masyarakat dan apa standar yang digunakan ?
  5. Bagaimana organisasi menjamin bahwa pelayanan yang diberikan telah memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan ?
  6. Alat apa yang digunakan untuk mengontrol dan meningkatkan proses layanan ?
  7. Bagaimana pengukuran-pengukuran yang ada digunakan untuk memastikan bahwa kinerja organisasi dapat dibandingkan dengan organisasi-organisasi counterpart yang terkemuka ?
  8. Bagaimana organisasi menjaga agar pengukuran kinerja organisasi sesuai dengan kebutuhan dan arah organisasi ?

Selalu berkomunikasi dengan stakeholder/pihak terkait dengan kinerja organisasi (Customer-driven-excellence)

  1. Bagaimana cara organisasi menjaga tingkat kepuasan pihak yang dilayani ?
  2. Bagaimana organisasi menciptakan mekanisme pelayanan agar pihak yang dilayani benar-benar mendapat pelayanan yang memuaskan ?
  3. Bagaimana organisasi membuat keputusan yang dapat memuaskan kedua belah pihak ?
  4. Bagaimana organisasi mengetahui tingkat kepuasan pihak yang dilayani ?
  5. Bagaimana organisasi mempertahankan kemampuan mendengar dan belajar dalam menentukan kebutuhan pihak yang dilayani, mitra (partner) dan pemasok (supplier) ?
  6. Dan seterusnya.

Fleksibel

  1. Bagaimana strategi organisasi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi ?
  2. Bagaimana organisasi melakukan perubahan untuk memenuhi kepuasan pihak yang dilayani, mitra (partner) dan pemasok (supplier) ?
  3. Apa yang dilakukan organisasi untuk membangun kapasitas organisasi sehubungan dengan peningkatan layanan yang terus-menerus ?
  4. Bagaimana organisasi menciptakan struktur organisasi yang mampu mendukung tercapainya organisasi berkinerja tinggi ?
  5. Bagaimana organisasi mendisain organisasinya sesuai dengan fungsi organisasi yang diharapkan ?
  6. Dan seterusnya.

Pemberdayaan pegawai

  1. Bagaimana organisasi menciptakan komunikasi yang efektif dan mendorong pegawai untuk saling berbagi pengetahuan dan ketrampilan ?
  2. Bagaimana organisasi memotivasi pegawai untuk membagun dan menggunakan seluruh potensi untuk mencapai tujuan mereka dalam pekerjaan dan karir ?
  3. Bagaimana sistem manajemen kinerja pegawai memberikan feedback, kompensasi dan penghargaan bagi pegawai dalam rangka menunjang pencapaian kinerja yang tinggi ?
  4. Bagaimana organisasi mengidentifikasi karakteristik dan ketrampilan yang dibutuhkan seorang pegawai?
  5. Bagaimna pendidikan dan latihan berkontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi, memenuhi kebutuhan pegawai termasuk didalamnya pengembangan, pembelajaran dan kemajuan karir ?
  6. Bagaimana organisasi mengumpulkan informasi dari pegawai dan atasannya dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan (training needs) ?
  7. Bagaimana organisasi menyesuaikan pendidikan, latihan dan pengembangan pegawai dengan kebutuhan pengembangan organisasi ?
  8. Bagaimana evaluasi pendidikan, latihan dan pengembangan pegawai terkait dengan kinerja individu dan organisasi ?
  9. Bagaimana organisasi mendorong penggunaan pengetahuan dan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas ?
  10. Bagaimana organisasi meningkatkan kesehatan lingkungan kerja, keamanan dan ergonomi.
  11. Bagaimana para pegawai ambil bagian dalam peningkatan tersebut ?
  12. Bagaimana organisasi mengidentifikasi faktor utama yang mempengaruhi kepuasan dan motivasi pegawai ?
  13. Bagaimana organisasi memberi kemudahan pada pegawai (seperti dalam proses pelayanan kesehatan dan lain-lain) ?
  14. Bagaimana organisasi meningkatkan kerjasama, inisiatif dan inovasi dalam melaksanakan pekerjaan ?
  15. Bagaimana organisasi memotivasi dan mendukung orang-orang dalam organisasi ?
  16. Bagaimana tingkat kepuasan/ketidakpuasan pegawai terhadap organisasi ?

Bagaimana skoring dilakukan?

Skoring terhadap response dari setiap pernyataan dilakukan berdasar pada dua dimensi.

1) Dimensi proses, yaitu pendekatan apa yang digunakan untuk menanggapi suatu keadaan/pernyataan dan bagaimana pendekatan tersebut dilaksanakan. Termasuk dalam dimensi proses ini adalah:

  • pendekatan yang tepat
  • evektivitas penggunaan pendekatan dilihat dari pengulangan penggunaan, pengintegrasian, kekonsistensian, pemasukan unsure evaluasi dan perbaikan (dalam pendekatan tersebut) serta berdasarkan data dan informasi yang dapat dipercaya.
  • kesesuaian dengan kebutuhan organisasi
  • bukti adanya keuntungan dari inovasi dan perubahan yang dilakukan
  • pendekatan sudah disebarkan sehingga terdapat penggunaan pendekatan (yang sama) pada beberapa unit yang ada.

2) Dimensi hasil, merujuk pada outcomes yang dicapai pada keadaan/pertanyaan yang ditanyakan (pada indikator hasil organisasi). Termasuk dalam dimensi hasil ini adalah:

  • tingkat kinerja yang ada.
  • tingkat kinerja dibandingkan organisasi lain.
  • tingkat perbaikan kinerja (kecepatan dan keluasan).

Untuk setiap pernyataan diberikan penilaian antara 0 – 5 dan penilaian tingkat kinerja dilakukan dengan menjumlahkan keseluruhan hasil dari hasil penilaian dari tiap jawaban yang diberikan. Semakin tinggi nilai yang diperoleh maka semakin tinggi tingkat kinerja organisasi tersebut. Adapun rincian dari penilaian tersebut adalah sebagai berikut :

1) Dimensi proses :

Nilai 0 : Masalah/keadaan belum ditangani, belum ada pendekatan yang digunakan

Nilai 1 : Pemecahan masalah dengan pendekatan yang sistematis mulai dilakukan, namun ada gap diantara pegawai/unit yang ada sehingga bisa menghambat pemecahan masalah/pendekatan yang telah disusun.

Nilai 2 : Pendekatan yang efektif, sistematik dan sesuai dengan kebutuhan organisasi mulai terbentuk.Pendekatan mulai bisa diterima pegawai/unit yang ada serta mulai ada mekanisme evaluasi dan perbaikan dalam proses internal yang ada.

Nilai 3 : Pendekatan efektif, sistematik dan sesuai dengan kebutuhan keseluruhan organisasi terbentuk. Pendekatan diterima pegawai/unit yang ada serta mekanisme evaluasi dan perbaikan dalam proses yang ada telah mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

Nilai 4 : Pendekatan efektif, sistematik dan sesuai dengan kebutuhan keseturuhan organisasi dan kebutuhan akan perubahan organisasi mutai terbentuk. Pendekatan diterima pegawai/unit yang ada tanpa gap yang berarti. Mekanisme evaluasi dan perbaikan serta pembelajaran organisasi menjadi alat utama dalam manajemen, perbaikan dan peningkatan integrasi nampak nyata dalam organisasi dan pendekatan yang dipakai terintegrasi dengan kebutuhan organisasi.

Nilai 5 : Pendekatan efektif , sistematik dan sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan keseturuhan organisasi dan kebutuhan akan perubahan organisasi. Pendekatan diterima sepenuhnya oleh seluruh pegawai/unit yang ada tanpa kelemahan dan gap yang berarti. Mekanisme evaluasi dan perbaikan serta pembelajaran organisasi menjadi alat utama dalam manajemen, perbaikan dan peningkatan integrasi nampak nyata dalam organisasi dan pendekatan yang dipakai terintegrasi sepenuhnya dengan kebutuhan organisasi.

2) Dimensi hasil:

Nilai 0 : Tidak ada hasil atau hasil yang buruk

Nilai 1 : Hasil yang kurang pada proses-proses yang dianggap penting namun ada sedikit peningkatan hasil dan tingkat kinerja pada beberapa (sedikit) unit.

Nilai 2 : Hasil yang membaik pada proses-proses yang dianggap penting, ada peningkatan hash dan tingkat kinerja pada beberapa unit dan mulai terbentuk kecenderungan untukmemperoleh informasi komparatif (dengan organisasi lain).

Nilai 3 : Hasil organisasi sesuai dengan harapan pelanggan, masyarakat dan standar proses/prosedur yang ada. Peningkatan hash dan tingkat kinerja yang baik pada kebanyakan unit, tidak adanya hasil/kinerja yang buruk pada sebagian besar proses-proses yang dianggap penting serta hasit yang baik/mencerminkan kekuatan pada basil komparasi kinerja dengan organisasi lain.

Nilai 4 : Hasil organisasi sesuai dengan harapan pelanggan, masyarakat, standar proses/prosedur dan perencanaan yang ada. Peningkatan hasil dan tingkat kinerja yang berkelanjutan, hasil/kinerja yang baik pada sebagaian besar proses-proses yang dianggap penting serta hasil yang baik/mencerminkan kekuatan pada hasil komparasi kinerja dengan organisasi lain.

Nilai 5 : Hasil organisasi sesuai sepenuhnya dengan harapan pelanggan, masyarakat, standar proses/prosedur dan perencanaan yang ada. Peningkatan hasil dan tingkat kinerja yang berkelanjutan, hasil/kinerja yang sangat baik pada sebagaian besar proses-proses yang dianggap penting serta hasil yang sangat baik/mencerminkan kekuatan pada hasil komparasi kinerja dengan organisasi lain.

Rangkuman

Langkah-langkah evaluasi kinerja organisasi dapat dilakukan melalui self asessment atau dengan bantuan pihak lain. Apabila dilakukan sendiri, maka langkah-langkah pokoknya adalah: (1) Mengidentifikasi bagian/dinas mana yang akan dinilai, (2) Memilih Ketua-ketua Tim, (3) Menentukan format penilaian, (4) Menyusun instrumen/pernyataan-pernyataan, (5) Menyebarkan instrumen, dan (6) Menghitung skor dan penilaian.

Apabila menggunakan format kuantitatif, maka untuk mengetahui tingkat kinerja organisasi, scoring dilakukukan dengan cara pemberian skor terhadap setiap jawaban, dimana untuk jawaban Sangat Tidak Setuju (STS) diberikan nilai 1 berurutan hingga jawaban Sangat Setuju (SS) diberikan nilai 5. Selanjutnya dilakukan penjumlahan keseluruhan skor yang diperoleh sehingga didapat nilai perolehan Sedangkan dalam format kualitatif, skoring dilakukan terhadap response dari setiap pernyataan dilakukan berdasar pada dua dimensi, yaitu: (a). Dimensi proses, yaitu pendekatan apa yang digunakan untuk menanggapi suatu keadaan/pernyataan dan bagaimana pendekatan tersebut dilaksanakan, (b) Dimensi hasil, merujuk pada outcomes yang dicapai pada keadaan/pertanyaan yang ditanyakan (pada indikator hasil organisasi).

About these ads

Tentang Ali Sadikin Wear

Tenaga Edukatif Politeknik Perikanan Negeri Tual

Diskusi

Komentar ditutup.

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 587 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: